IT wird oft als reiner Kostenblock gesehen – dabei ist sie längst ein zentraler Erfolgsfaktor.
Lizenzen wurden historisch gekauft, Cloud-Dienste wachsen nach Bedarf, Wartungsverträge wurden nie neu verhandelt – das Ergebnis ist oft ein teurer Flickenteppich.
Wir zeigen Ansatzpunkte, wie Sie Ihre IT-Kosten strukturieren, Transparenz schaffen und sinnvoll optimieren können – ohne an der falschen Stelle zu sparen.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Transparenz schaffen
- Typische Kostentreiber
- On-Premise vs. Cloud
- Lizenz-Optimierung
- HELITS-Praxisbeispiel
Transparenz ist der erste Schritt
- •Alle laufenden Verträge und Lizenzen erfassen (inkl. Laufzeiten).
- •Einmalige vs. laufende Kosten trennen.
- •Kosten pro Arbeitsplatz oder Abteilung ermitteln.
- •Versteckte IT-Kosten (z.B. Schatten-IT) identifizieren.
Typische Kostentreiber in KMU
- •Unbenutzte oder doppelte Lizenzen (z.B. Microsoft 365, Security-Tools).
- •Altverträge mit zu hohen Wartungsgebühren.
- •Ungeplante Cloud-Kosten durch fehlende Limits.
- •Zu viele unterschiedliche Lösungen für ähnliche Aufgaben.
📋 HELITS-Praxisbeispiel: IT-Kostenanalyse und Re-Design
Kunde:
Dienstleistungsunternehmen (25 Mitarbeiter, Region Traunstein)
Herausforderung:
Unklare IT-Kostenstruktur, steigende Ausgaben ohne erkennbaren Mehrwert.
Lösung:
HELITS analysierte alle IT-Verträge und Lizenzen, konsolidierte Lösungen und migrierte teilweise in die Cloud.
Ergebnis:
Einsparungen von rund 20 % der laufenden IT-Kosten bei gleichzeitiger Verbesserung von Verfügbarkeit und Sicherheit.
Fazit
IT-Kosten zu optimieren heißt nicht, überall zu sparen – sondern gezielt zu investieren und Doppelstrukturen zu vermeiden.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Ohne Transparenz keine sinnvolle Optimierung.
- Lizenz- und Vertragsmanagement lohnt sich schnell.
- Cloud kann Kosten senken – muss aber gesteuert werden.
- Investitionen in Sicherheit und Backup sind kein Sparbereich.
Häufig gestellte Fragen
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