Viele KMU denken bei KI an futuristische Roboter – dabei starten die größten Effekte oft mit sehr einfachen Automatisierungen im Büroalltag.
Mitarbeiter verbringen täglich Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben: Dateien ablegen, Status in Listen pflegen, Erinnerungs-Mails schreiben, Daten kopieren.
Wir zeigen Beispiele aus der Praxis, wie Sie mit Microsoft 365, Power Automate und Copilot Prozesse schrittweise automatisieren – ohne großen Vorlauf und mit überschaubarem Budget.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Wo Automatisierung im Büroalltag sinnvoll ist
- Einfache Automatisierungen mit Bordmitteln
- Power Automate in der Praxis
- KI-gestützte Szenarien mit Copilot
- HELITS-Projektbeispiel aus der Region
Typische Automatisierungspotenziale im Büro
- •Eingangsrechnungen ablegen und vorkontieren.
- •Anfragen über das Webformular ins Ticketsystem oder CRM übernehmen.
- •Erinnerungen an Wartungs- oder Prüftermine.
- •Status-Updates in Listen oder Planner-Boards.
- •Berichte aus verschiedenen Datenquellen zusammenführen.
Einfache Automatisierungen mit Microsoft 365-Bordmitteln
- •Outlook-Regeln zum Vorsortieren von E-Mails.
- •SharePoint-Listen mit Erinnerungsfunktionen.
- •Standard-Vorlagen für Angebote und Protokolle.
- •Power Query in Excel für wiederkehrende Auswertungen.
Power Automate: Workflows ohne Programmierung
- •Wenn neue E-Mail mit bestimmtem Betreff kommt → Eintrag in SharePoint-Liste anlegen.
- •Wenn Formular in Microsoft Forms ausgefüllt → Teams-Benachrichtigung senden.
- •Wenn Datei in Ordner X hochgeladen → in Zielstruktur verschieben und benennen.
- •Wenn Aufgabe im Planner abgeschlossen → Folgeaufgabe erzeugen.
KI-gestützte Szenarien mit Copilot & Co.
- •Zusammenfassungen von E-Mail-Verläufen und Teams-Chats.
- •Vorschläge für Antworten oder nächste Schritte.
- •Automatisches Erstellen von Meeting-Protokollen.
- •Generierung erster Entwürfe für Standardtexte.
📋 HELITS-Praxisbeispiel: Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
Kunde:
Dienstleistungsunternehmen (20 Mitarbeiter, Berchtesgadener Land)
Herausforderung:
Eingangsrechnungen wurden manuell aus dem E-Mail-Postfach heruntergeladen, abgelegt und zur Vorkontierung weitergeleitet.
Lösung:
HELITS implementierte einen Power-Automate-Flow: Rechnungen werden automatisch erkannt, in einen SharePoint-Ordner verschoben, mit Metadaten versehen und der Buchhaltung zur Prüfung zugewiesen.
Ergebnis:
Mehrere Stunden Zeitersparnis pro Woche, weniger Fehler und bessere Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte.
Fazit
KI-gestützte Automatisierung muss kein Großprojekt sein. Gerade im Mittelstand lohnt sich der Fokus auf pragmatische, gut eingeführte Workflows, die Mitarbeiter spürbar entlasten.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Starten Sie mit einfachen, klar abgegrenzten Prozessen.
- Nutzen Sie vorhandene Werkzeuge in Microsoft 365, bevor Sie Speziallösungen kaufen.
- Binden Sie die Mitarbeiter frühzeitig ein und nehmen Sie Ängste ernst.
- Messen Sie den Erfolg (gesparte Zeit, weniger Fehler).
Häufig gestellte Fragen
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