Microsoft hat es offiziell gemacht: Ab April 2026 steigen die Preise für Microsoft 365 Business – und Copilot wird Teil der Lizenz. Was nach einer Verteuerung klingt, kann für Ihr Unternehmen auch eine Chance sein.
Viele KMU zahlen bereits heute für Lizenzen, die sie nicht voll ausschöpfen. Oder sie nutzen veraltete Pläne, während neuere günstiger wären. Die kommenden Preisänderungen machen eine Überprüfung jetzt besonders wichtig.
In diesem Artikel erklären wir die neuen Preisstrukturen, analysieren, ob sich Copilot für Ihr Unternehmen lohnt, und zeigen 5 konkrete Strategien, mit denen Sie trotz Preiserhöhung Kosten optimieren können.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Die neuen Microsoft 365 Preise ab April 2026
- Was ändert sich bei Copilot?
- Lizenz-Vergleich: Welchen Plan brauchen Sie wirklich?
- 5 Strategien zum Kostensparen
- HELITS-Lizenzberatung für KMU
Die neuen Microsoft 365 Preise ab April 2026
- •Business Basic: ~6€ → ~7€ pro Nutzer/Monat (+17%)
- •Business Standard: ~12€ → ~14€ pro Nutzer/Monat (+17%)
- •Business Premium: ~22€ → ~25€ pro Nutzer/Monat (+14%)
- •Copilot inklusive: Bei Business Standard und Premium ab April 2026 enthalten
- •Copilot Add-on für Basic: Weiterhin separat buchbar (~30€/Nutzer/Monat)
Gute Nachricht
Wer Business Standard oder Premium nutzt, bekommt Copilot ohne Aufpreis. Das relativiert die Preiserhöhung erheblich, wenn Sie KI-Features nutzen wollen.
Microsoft Copilot: Lohnt sich KI für KMU?
Die ehrliche Einschätzung aus unserer Erfahrung:
- •Stark bei: E-Mail-Zusammenfassungen, Meeting-Protokolle, erste Textentwürfe, Datenanalyse in Excel
- •Weniger stark bei: Komplexe Spezialaufgaben, sehr fachspezifische Inhalte, deutsche Sprache (oft noch englisch-lastig)
- •ROI realistisch: 30-60 Minuten Zeitersparnis pro Nutzer/Woche bei aktivem Einsatz
- •Einarbeitungszeit: 2-4 Wochen, bis Mitarbeiter Copilot produktiv nutzen
HELITS-Empfehlung
Starten Sie mit 3-5 Power-Usern, bevor Sie Copilot für alle freischalten. So sammeln Sie Erfahrungen und können den ROI realistisch einschätzen.
Lizenz-Vergleich: Welchen Plan brauchen Sie wirklich?
- •Business Basic (~7€): Für Mitarbeiter, die nur E-Mail, Teams und Web-Apps nutzen. Kein Desktop-Office, kein Copilot inklusive.
- •Business Standard (~14€): Der Sweet Spot für die meisten KMU. Desktop-Apps, volle Funktionalität, ab 2026 mit Copilot.
- •Business Premium (~25€): Nur nötig bei erhöhten Security-Anforderungen (Intune, Conditional Access, Azure AD P1).
- •Mix-Strategie: Nicht jeder Mitarbeiter braucht Premium. Oft reicht Standard für 80%, Premium nur für IT-Admins und Führungskräfte.
Praxisbeispiel: Lizenzoptimierung bei einem 25-Mann-Betrieb
Nach HELITS-Analyse:
- 5 Büromitarbeiter: Business Standard (Vollzugriff)
- 15 Monteure: Business Basic (nur E-Mail/Teams am Handy)
- 5 Auszubildende: Microsoft 365 Apps for Business
Neue monatliche Kosten: 285€ – Ersparnis: 48% bei gleichem Funktionsumfang für die tatsächlichen Anforderungen.
5 Strategien zum Kostensparen trotz Preiserhöhung
- •1. Lizenz-Audit durchführen: Welche Nutzer brauchen welche Funktionen wirklich? Wir helfen bei der Analyse.
- •2. Jahreslizenzen statt Monatslizenzen: Bis zu 20% Ersparnis bei jährlicher Zahlung.
- •3. Mix verschiedener Lizenztypen: Nicht jeder braucht Premium – differenzieren Sie nach Rolle.
- •4. Inaktive Lizenzen kündigen: Ehemalige Mitarbeiter, ungenutzte Shared Mailboxes.
- •5. CSP-Partner statt Direktkauf: Über Partner wie HELITS oft 5-10% günstiger als direkt bei Microsoft.
Vorsicht bei Altverträgen
- Open License: Wird eingestellt – Migration zu CSP oder NCE nötig
- Enterprise Agreements: Oft überdimensioniert für KMU
- NCE (New Commerce Experience): Die aktuelle Standardlizenzierung mit flexibleren Optionen
Handlungsbedarf prüfen
Wenn Ihr Vertrag vor 2022 abgeschlossen wurde, sollten Sie die aktuellen Optionen prüfen. Oft gibt es günstigere Alternativen.
Migration und Wechsel: Was beachten?
- •Von Google Workspace: Migration von E-Mails, Kalender, Kontakten und Drive problemlos möglich
- •Von lokalem Exchange: Hybrid-Setup oder vollständige Migration – je nach Anforderungen
- •Plan-Upgrade: Jederzeit möglich, Downgrade nur zum Vertragsende
- •Datenmigration: Bei HELITS inklusive umfassendem Migrationsservice
HELITS Microsoft 365 Lizenzberatung
- •Lizenz-Audit: Analyse Ihrer aktuellen Lizenzen und Nutzung
- •Bedarfsermittlung: Welche Features brauchen Ihre Mitarbeiter wirklich?
- •Kostenoptimierung: Richtige Lizenzmix für maximale Ersparnis
- •Migration: Reibungsloser Wechsel von anderen Systemen
- •Laufende Betreuung: Anpassungen bei Personaländerungen, neue Features
Kostenloser Lizenz-Check
Wir analysieren Ihre aktuelle Microsoft 365 Lizenzierung und zeigen Einsparpotenziale auf – kostenlos und unverbindlich. Erfahrungsgemäß sparen unsere Kunden 15-40%.
📋 HELITS-Praxisbeispiel: Lizenzoptimierung für Steuerkanzlei
Kunde:
Steuerkanzlei mit 12 Mitarbeitern (Bad Reichenhall)
Herausforderung:
Die Kanzlei hatte für alle Mitarbeiter Business Premium, obwohl viele nur E-Mail und DATEV nutzten. Jährliche Kosten: 3.168€.
Lösung:
HELITS analysierte die tatsächliche Nutzung und empfahl einen Mix: 4x Premium (Partner + IT-verantwortliche), 6x Standard (Sachbearbeiter), 2x Basic (Auszubildende/Praktikanten).
Ergebnis:
Jährliche Kosten nach Optimierung: 1.896€ – Ersparnis von 1.272€/Jahr (40%). Die Security-Features für sensible Mandantendaten blieben durch gezielte Premium-Lizenzen erhalten.
Fazit
Die Microsoft 365 Preiserhöhung 2026 ist eine gute Gelegenheit, Ihre Lizenzierung zu überprüfen. Mit der richtigen Strategie können Sie trotz höherer Listenpreise Kosten sparen – und bekommen mit Copilot zusätzliche Funktionen.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
- Preiserhöhung ab April 2026: ~14-17% bei Business-Plänen
- Copilot wird bei Standard und Premium inklusive
- Lizenz-Mix statt Einheitslizenz spart oft 20-40%
- Jahreslizenzen sind günstiger als Monatspläne
- Über CSP-Partner wie HELITS oft bessere Konditionen
- Jetzt analysieren und vor der Preiserhöhung optimieren
Häufig gestellte Fragen
Wann genau treten die neuen Preise in Kraft?
Kann ich Copilot separat deaktivieren und weniger zahlen?
Lohnt sich ein Wechsel von Business Premium zu Standard?
Was passiert mit meinen Daten bei einem Lizenz-Downgrade?
Gibt es Rabatte für gemeinnützige Organisationen?
Wie kann HELITS bei der Lizenzierung helfen?
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